Regulamin IV Interdyscyplinarnej Konferencji Eksperckiej
Nanili Professional
Spis treści
§ 1. Postanowienia ogólne
§ 2. Warunki uczestnictwa i rejestracja
§ 3. Opłaty i warunki płatności
§ 4. Rezygnacja i odstąpienie od umowy
§ 5. Agenda i organizacja Wydarzenia
§ 6. Prawa i obowiązki Uczestnika
§ 7. Wizerunek i własność intelektualna
§ 8. Voucher promocyjny
§ 9. Reklamacje i odpowiedzialność
§ 10. Ochrona danych osobowych (RODO)
§ 11. Postanowienia końcowe
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa, rejestracji oraz warunki organizacyjne IV Interdyscyplinarnej Konferencji Eksperckiej Nanili Professional (dalej: „Wydarzenie”).
2. Wydarzenie odbędzie się w dniach 13–15 czerwca 2026 roku w Pałacu Żelechów SPA & Wellness, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 36, 08-430 Żelechów.
3. Organizatorem Wydarzenia jest właściciel marki NANILI PROFESSIONAL, czyli: ACMP SP. z o.o. s.k., ul. Wernyhory 38A, 02-727 Warszawa, NIP 521 37 83 833 (dalej: „Organizator”).
4. Wydarzenie ma charakter profesjonalnego panelu eksperckiego, dedykowanego specjalistom branży beauty, medycznej oraz kosmetologicznej, mającego na celu wymianę wiedzy i integrację środowiska zawodowego.
5. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
a. Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, która zgłosiła chęć udziału w Wydarzeniu i dokonała stosownej opłaty.
b. Ekspert Nanili – Uczestnik legitymujący się statusem Eksperta Pielęgnacji Cer Problematycznych Nanili Professional, uprawniony do skorzystania z preferencyjnych warunków cenowych udziału w Wydarzeniu.
c. Partner – podmiot świadczący usługi na rzecz Organizatora w związku z realizacją Wydarzenia (w szczególności Pałac Żelechów).
6. Regulamin jest wiążący dla Organizatora oraz wszystkich Uczestników.
§ 2. Warunki uczestnictwa i rejestracja
1. Uczestnikiem Wydarzenia może być osoba spełniająca kryteria określone w § 1 ust. 5 Regulaminu, która dokona poprawnego zgłoszenia udziału.
2. Zgłoszenie udziału odbywa się poprzez kontakt z Opiekunem Marki Nanili Professional lub drogą elektroniczną na adres e-mail: szkolenia@nanili.pl.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator przesyła drogą mailową fakturę pro forma.
4. Warunkiem wpisania na listę Uczestników Wydarzenia jest łączne spełnienie następujących warunków:
a. dokonanie pełnej płatności na podstawie faktury pro forma w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia jej otrzymania,
b. dostępność wolnych miejsc w momencie księgowania wpłaty (o wpisie na listę decyduje kolejność zaksięgowania środków na rachunku Organizatora).
5. Brak wpłaty w terminie, o którym mowa w ust. 4, skutkuje anulowaniem zgłoszenia i brakiem wpisu na listę Uczestników.
6. Z chwilą dokonania płatności za udział w Wydarzeniu dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem (lub podmiotem go zgłaszającym) na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
7. Dokonanie płatności jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Uczestnika, że zapoznał się on i w pełni akceptuje postanowienia:
a. niniejszego Regulaminu Konferencyjnego,
b. Regulaminu korzystania z vouchera promocyjnego Nanili Professional,
c. Regulaminu Pałacu Żelechów SPA & Wellness.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc.
§ 3. Opłaty i warunki płatności
1. Wysokość opłaty za udział w Wydarzeniu uzależniona jest od statusu Uczestnika oraz daty dokonania zgłoszenia:
a. Cena w przedsprzedaży (obowiązująca do 31 marca 2026 r.):
i. 1 800 zł netto (+23% VAT: 2 214 zł brutto) – cena regularna przedsprzedażowa.
ii. 1 600 zł netto (+23% VAT: 1 968 zł brutto) – cena dla Ekspertów Pielęgnacji Cer Problematycznych Nanili Professional.
b. Cena regularna (obowiązująca od 1 kwietnia 2026 r.):
i. 2 000 zł netto (+23% VAT: 2 460 zł brutto) – dla wszystkich Uczestników.
2. Uczestnikowi dokonującemu zakupu w okresie przedsprzedaży (do 31 marca 2026 r.) przysługuje Voucher o wartości 500 zł netto na produkty Nanili Professional, na zasadach określonych w odrębnym regulaminie.
3. Podstawą do dokonania płatności jest faktura pro forma wystawiona przez Organizatora.
4. Płatność musi zostać zaksięgowana na rachunku Organizatora w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania faktury pro forma przez Uczestnika. Brak wpłaty w tym terminie skutkuje automatycznym anulowaniem zgłoszenia i nieuprawnieniem do wpisania na listę Uczestników.
5. Po zaksięgowaniu wpłaty Organizator wystawi i prześle Uczestnikowi fakturę VAT drogą elektroniczną.
6. Wniesiona opłata za udział w Wydarzeniu ma charakter bezzwrotny. Środki te są przeznaczone na pokrycie kosztów rezerwacji miejsca w hotelu, cateringu oraz kosztów organizacyjnych ponoszonych przez Organizatora z wyprzedzeniem. Nieobecność Uczestnika na Wydarzeniu nie uprawnia do żądania zwrotu wniesionej opłaty.
§ 4. Rezygnacja i odstąpienie od umowy
1. Z uwagi na charakter Wydarzenia, konieczność wcześniejszej rezerwacji zasobów hotelowych oraz logistykę konferencji, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do zwrotu wniesionej opłaty w przypadku rezygnacji z udziału lub nieobecności na Wydarzeniu, bez względu na przyczynę.
2. Podmiot dokonujący zgłoszenia ma prawo wskazać innego Uczestnika (tzw. uczestnika zastępczego) w miejsce osoby pierwotnie zgłoszonej, najpóźniej na 7 dni przed datą rozpoczęcia Wydarzenia.
3. Zmiana Uczestnika, o której mowa w ust. 2, wymaga formy dokumentowej (wiadomość e-mail na adres: szkolenia@nanili.pl) pod rygorem nieważności.
4. W przypadku wskazania uczestnika zastępczego, który nie posiada statusu Eksperta Nanili, a bilet został zakupiony w cenie preferencyjnej, podmiot zgłaszający zobowiązany jest do dopłaty różnicy do ceny regularnej najpóźniej na 3 dni przed Wydarzeniem.
5. W przypadku wystąpienia siły wyższej (rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, m.in. klęski żywiołowe, stany nadzwyczajne, epidemie, działania wojenne), Organizator ma prawo do odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia.
6. Rozliczenie w przypadku Siły Wyższej: W sytuacjach, o których mowa w ust. 5:
a. Organizator w pierwszej kolejności zaproponuje Uczestnikowi nowy termin Wydarzenia.
b. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyrazi zgody na zmianę terminu i zażąda zwrotu gotówki, Organizator dokona zwrotu wpłaconej opłaty pomniejszonej o realnie poniesione i nieodzyskiwalne koszty, które Organizator poniósł do momentu odwołania Wydarzenia w celu jego organizacji dla danego Uczestnika (w szczególności bezzwrotne zaliczki hotelowe, koszty materiałów spersonalizowanych, opłaty rezerwacyjne).
c. Organizator zobowiązuje się do udokumentowania wysokości poniesionych kosztów na żądanie Uczestnika.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty dodatkowe poniesione przez Uczestników w związku z udziałem w Wydarzeniu (np. koszty dojazdu), w przypadku jego odwołania z przyczyn siły wyższej.
§ 5. Agenda i organizacja Wydarzenia
1. Szczegółowy harmonogram Wydarzenia (dalej: „Agenda”) jest dostępny w oficjalnej broszurze informacyjnej oraz na stronie internetowej Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Agendzie, w szczególności w zakresie godzin poszczególnych paneli oraz osób prelegentów, jeżeli zmiany te są podyktowane przyczynami losowymi lub niezależnymi od Organizatora. Zmiany te nie stanowią podstawy do zwrotu opłaty za udział.
3. Logistyka zakwaterowania:
a. Zameldowanie w pokojach hotelowych w Pałacu Żelechów rozpoczyna się 13 czerwca 2026 r. od godziny 16:00.
b. Wymeldowanie następuje 15 czerwca 2026 r. do godziny 10:00.
§ 6. Prawa i obowiązki Uczestnika
1. Uczestnik ma prawo do udziału we wszystkich panelach eksperckich oraz wydarzeniach towarzyszących ujętych w Agendzie, a także do otrzymania materiałów konferencyjnych przewidzianych przez Organizatora.
2. Uczestnik jest zobowiązany do:
a. przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz regulaminu obiektu Pałac Żelechów SPA & Wellness,
b. kulturalnego zachowania, niezakłócania przebiegu paneli eksperckich oraz poszanowania mienia Organizatora, innych Uczestników oraz Hotelu,
c. przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji porządkowych wydawanych przez personel Organizatora lub Hotelu.
3. Bez uprzedniej, pisemnej zgody Organizatora, Uczestnikowi zabrania się prowadzenia podczas Wydarzenia jakiejkolwiek działalności akwizycyjnej, handlowej lub promocyjnej na rzecz podmiotów trzecich (w szczególności rozdawania ulotek, wizytówek produktów konkurencyjnych wobec marek Nanili Professional czy przeprowadzania prezentacji handlowych).
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody i zniszczenia w mieniu Organizatora lub Hotelu, wyrządzone przez niego samego lub osoby, za które ponosi odpowiedzialność (np. delegowani pracownicy).
5. W przypadku rażącego naruszenia porządku lub postanowień Regulaminu, Organizator ma prawo do wykluczenia Uczestnika z dalszego udziału w Wydarzeniu bez prawa do zwrotu wniesionej opłaty.
§ 7. Wizerunek i własność intelektualna
1. Podczas Wydarzenia Organizator oraz podmioty z nim współpracujące mogą przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg konferencji dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjno-reklamowych.
2. Uczestnik, biorąc udział w Wydarzeniu, wyraża nieodpłatną, nieograniczoną czasowo i terytorialnie zgodę na utrwalanie swojego wizerunku w ramach nagrań wideo i zdjęć wykonanych podczas Wydarzenia oraz na jego rozpowszechnianie przez Organizatora i markę Nanili Professional w celach marketingowych, w szczególności poprzez publikację w mediach społecznościowych, na stronach internetowych oraz w materiałach drukowanych.
3. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyraża zgody na utrwalanie swojego wizerunku, zobowiązany jest zgłosić ten fakt Organizatorowi w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia Wydarzenia.
4. Wszelkie materiały edukacyjne i prezentacje przedstawiane podczas Wydarzenia stanowią przedmiot własności intelektualnej Organizatora lub prelegentów i podlegają ochronie prawnej na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
5. Uczestnikom zabrania się rejestrowania (w formie audio lub wideo) przebiegu paneli eksperckich bez uprzedniej, wyraźnej zgody Organizatora.
6. Materiały otrzymane przez Uczestników w ramach Wydarzenia mogą być wykorzystywane wyłącznie do ich osobistego użytku zawodowego. Kopiowanie, powielanie lub udostępnianie tych materiałów osobom trzecim bez zgody Organizatora jest zabronione.
§ 8. Voucher promocyjny
1. Uczestnikowi, który dokonał zgłoszenia oraz pełnej opłaty za udział w Wydarzeniu w terminie przedsprzedaży (do dnia 31 marca 2026 r.), przysługuje Voucher promocyjny o wartości 500 zł netto (dalej: „Voucher”).
2. Voucher jest wystawiany w formie pliku PDF i przesyłany na adres e-mail Uczestnika niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności za udział w Wydarzeniu i wystawieniu faktury VAT.
3. Voucher może być wykorzystany wyłącznie na zakup produktów detalicznych marki Nanili Professional.
4. Szczegółowe zasady realizacji Vouchera, w tym minimalna wartość zamówienia oraz termin ważności, określa „Regulamin korzystania z Vouchera promocyjnego Nanili Professional”, który stanowi integralną część niniejszej umowy.
5. Akceptacja niniejszego Regulaminu, zgodnie z § 2 ust. 7, jest równoznaczna z akceptacją warunków korzystania z Vouchera.
§ 9. Reklamacje i odpowiedzialność
1. Wszelkie reklamacje dotyczące organizacji Wydarzenia Uczestnik może składać w formie dokumentowej na adres e-mail: szkolenia@nanili.pl, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia.
2. Reklamacja powinna zawierać dane Uczestnika oraz szczegółowy opis zastrzeżeń. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z przyczyn leżących po stronie Hotelu lub innych Uczestników.
4. Odpowiedzialność odszkodowawcza Organizatora względem Uczestnika ograniczona jest do wysokości wniesionej przez Uczestnika opłaty za udział w Wydarzeniu.
§ 10. Ochrona danych osobowych (RODO)
1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest ACMP SP. z o.o. s.k., ul. Wernyhory 38A, 02-727 Warszawa, NIP 521 37 83 833 (dalej jako: „Administrator”). Kontakt w sprawach ochrony danych: szkolenia@nanili.pl.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania: Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z RODO w następujących celach:
a. Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Rejestracja uczestnictwa, zapewnienie świadczeń konferencyjnych (nocleg, wyżywienie), realizacja uprawnień wynikających z Vouchera oraz komunikacja organizacyjna.
b. Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej, realizacja obowiązków podatkowych.
c. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
i. Marketing bezpośredni produktów i usług własnych (marka Nanili Professional).
ii. Utrwalanie przebiegu Wydarzenia (foto/wideo) i publikacja wizerunku Uczestników w celu promocji marki Nanili Professional w mediach społecznościowych i materiałach marketingowych.
iii. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (w tym weryfikacja terminowości wpłat).
iv. Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia podczas Wydarzenia.
v. Weryfikacja przynależności do grupy „Ekspertów Nanili” w celu walidacji ceny promocyjnej.
3. Administrator przetwarza dane podane w zgłoszeniu (imię, nazwisko, e-mail, telefon, NIP, adres firmy) oraz dane zebrane podczas Wydarzenia (wizerunek).
4. Dane pochodzą bezpośrednio od Uczestnika lub od podmiotu zgłaszającego (np. pracodawcy/właściciela gabinetu), który wykupił bilet dla Uczestnika. W przypadku otrzymania danych od podmiotu trzeciego, zakres danych obejmuje dane identyfikacyjne i kontaktowe niezbędne do realizacji umowy.
5. Dane mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz partnerom wspierającym organizację:
a. Pałac Żelechów SPA & Wellness – w zakresie niezbędnym do realizacji usług hotelowych i gastronomicznych.
b. Podmioty świadczące usługi IT, hostingowe, systemy CRM i do fakturowania.
c. Biura rachunkowe, kancelarie prawne i firmy kurierskie.
d. Firmy produkcyjne (foto/wideo) realizujące materiały z konferencji.
6. Administrator nie planuje przekazywać danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że korzysta z usług globalnych dostawców (np. Meta, Google) – w takim przypadku stosowane są standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy gwarantujące bezpieczeństwo zgodnie z RODO.
7. Okres przechowywania:
a. Dane w dokumentacji księgowej: przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
b. Dane przetwarzane w celu realizacji umowy: do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (zgodnie z Kodeksem cywilnym).
c. Wizerunek: do czasu wniesienia sprzeciwu lub ustania celów promocyjnych marki.
8. Każdemu Uczestnikowi przysługuje prawo do:
a. Dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
b. Sprostowania (poprawiania) danych.
c. Usunięcia danych (jeśli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania).
d. Ograniczenia przetwarzania.
Potrzebujesz pomocy?
Jestem profesjonalistą
Jestem klientem indywidualnym
Newsletter
